建設數字檔案室是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規劃》、《關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)機關(guān)數字檔案室建設的意見(jiàn)》，都將數字檔案室建設列為檔案工作的重要任務(wù)。
       數字檔案室的特點(diǎn)和功能：      
       ①、檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征;     
       ②、檔案實(shí)體“虛擬化”。通過(guò)對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進(jìn)行數字化加工，實(shí)現檔案實(shí)體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進(jìn)行管理和規范;      
       ③、檔案管理系統化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實(shí)現數字檔案資源系統、規范管理;     
       ④、信息傳遞網(wǎng)絡(luò )化。數字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò )而存在，通過(guò)不同類(lèi)型的網(wǎng)絡(luò )實(shí)現檔案收集、管理和移交，用戶(hù)不必親自“登門(mén)造訪(fǎng)”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度;      
       ⑤、檔案利用知識化。數字檔案室將文書(shū)、照片、錄音、錄像等各類(lèi)信息載體與信息來(lái)源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來(lái)，以動(dòng)態(tài)分布的方式為用戶(hù)提供服務(wù)，實(shí)現由檔案的提供向知識的提供轉變。
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